Biuletyn 2023 · Dealer Payroll

Podstawą prawną do prowadzenia restrukturyzacji zatrudnienia w firmie jest ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2018 r. poz. 1969), potocznie zwana ustawą o zwolnieniach grupowych.

Jednak w tym miejscu warto sprostować i wyraźnie zaznaczyć, że ww. ustawa przewiduje dwie ścieżki rozstania z pracownikami:

• ścieżka pierwsza, to tzw. zwolnienia grupowe (art. 1 ww. ustawy),

• ścieżka druga, to zwolnienia indywidualne (art. 10 ww. ustawy).

Czym są zatem zwolnienia pracowników prowadzone w oparciu o tę ustawę? Są nimi te zwolnienia, które dokonywane są z tzw. przyczyn niedotyczących pracowników. Innymi słowy powody wypowiedzenia, rozwiązania umowy o pracę, to powody niezawinione przez pracowników, powody leżące po stronie pracodawcy, np. spadek sprzedaży i związana z tym konieczność zmniejszenia zespołu, wprowadzenie zmian w strukturze organizacyjnej firmy, likwidacja lub zmiana na niekorzyść pracowników rozwiązań premiowych, zmiana profilu działalności pracodawcy.

Ścieżka pierwsza - zwolnienia grupowe:

Zwolnienia grupowe to konieczność rozwiązania przez pracodawcę (zatrudniającego co najmniej 20 pracowników) umów o pracę z wymienionych wyżej przyczyn niedotyczących pracowników. Rozwiązania umów o pracę mogą nastąpić zarówno w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, jak i na mocy porozumienia stron. Muszą one obejmować, w okresie nieprzekraczającym 30 dni, co najmniej:

• 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników,

• 10% pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, jednakże mniej niż 300 pracowników,

• 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników.

Przy tej okazji warto zaznaczyć, że przy liczeniu ilości zatrudnionych pracowników nie ma znaczenia, czy zatrudniamy pracowników na cały etat, czy tylko na część etatu. Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę jest uwzględniany Do liczby 20 pracowników nie uwzględniamy jednak pracowników tymczasowych, gdyż nie są oni naszymi pracownikami.

Wspomnieliśmy już o tym, że rozwiązanie umowy o pracę może odbyć się również w trybie porozumienia stron. Oznacza to, że jeśli w interesującym nas okresie, pracodawca rozwiązał ze swojej inicjatywy umowy o pracę na mocy porozumienia stron z co najmniej 5 pracownikami, to trzeba ich również uwzględnić w liczbie pracowników, których dotyczą zwolnienia grupowe.

W przypadku zwolnień grupowych zostaje utrzymana kodeksowa, szczególna ochrona wybranych pracowników. Są to przede wszystkim:

• pracownicy, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego,

• kobiety w ciąży, w trakcie urlopu macierzyńskiego,

• pracownicy w trakcie urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego i urlopu ojcowskiego,

• członkowie zarządu związku zawodowego,

• społeczny inspektor pracy,

• pracownik powołany do odbycia służby wojskowej, służby zastępczej, zasadniczej służby wojskowej lub przeszkolenia wojskowego.

Pracodawca ma jednak możliwość wypowiedzenia ww. chronionym pracownikom dotychczasowych warunków pracy lub płacy. Ma, na przykład, prawo zmienić stanowisko pracy lub obniżyć wynagrodzenie. Przy czym, w przypadku obniżenia wynagrodzenia pracownikowi, który jest szczególnie chroniony, do końca okresu tej ochrony będzie przysługiwać dodatek wyrównawczy, który wyrówna obniżone wynagrodzenie.

Zwolnienia grupowe zmieniają także zasady ochrony przewidzianej dla pracownika, który jest nieobecny w pracy z powodu usprawiedliwionej nieobecności. Chodzi o pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich w związku z chorobą czy na urlopach np. wypoczynkowych. Takich pracowników pracodawca również może objąć zwolnieniami grupowymi. Pracodawca może wypowiedzieć umowę pracownikom w czasie ich usprawiedliwionej nieobecności:

• w przypadku urlopu, który trwa już co najmniej 3 miesiące,

• w przypadku innej usprawiedliwionej nieobecności – jeśli upłynął okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (czyli w przypadku choroby pracownik musi wyczerpać okres zasiłkowy równy 182 dniom, a następnie pobierać świadczenie rehabilitacyjne przez 3 miesiące).

Aby zwolnienia grupowe były skuteczne, pracodawca powinien zrealizować określoną w ustawie procedurę w zakresie informowania, uzgodnienia czy konsultowania swoich zamierzeń.

I tak:

1. Pracodawca, ma obowiązek poinformować o zamiarze przeprowadzenia zwolnień grupowych związki zawodowe działające w firmie oraz przeprowadzić z nimi konsultacje. Jeśli w firmie nie działają związki zawodowe, to pracodawca informuje i konsultuje zamiar przeprowadzenia zwolnień grupowych z przedstawicielami pracowników, którzy zostali wyłonieni w sposób przyjęty przez danego pracodawcę.

Pracodawca ma obowiązek przedstawić pisemnie związkom zawodowym/przedstawicielom pracowników następujące informacje: przyczyny planowanego zwolnienia, liczba pracowników i grupy zawodowe pracowników objętych zamiarem zwolnienia, okres, w ciągu którego nastąpi zwolnienie, proponowane kryteria doboru pracowników do zwolnienia, kolejność dokonywania zwolnień pracowników, propozycje rozstrzygnięcia spraw pracowniczych związanych ze zwolnieniem (jeżeli obejmują one świadczenia pieniężne należy dodatkowo przedstawić sposób ustalania ich wysokości).

2. Następnie pracodawca powinien przeprowadzić konsultacje. W ich trakcie pracodawca może być zobowiązany do przekazania stronie związkowej lub przedstawicielowi załogi innych, dodatkowych informacji dotyczących planowanych zwolnień. Ponadto, po zapoznaniu się z powyższymi informacjami, związki zawodowe mogą przedstawić swoje propozycje ograniczenia rozmiarów zwolnień grupowych.

3. Finalnie, w ciągu 20 dni od daty zawiadomienia tzw. strony społecznej o zamiarze przeprowadzenia zwolnień grupowych, pracodawca i związki/przedstawiciel załogi powinni zawrzeć porozumienie w którym zostaną określone zasady postępowania w sprawach pracowników, których obejmą zwolnienia, a także obowiązki pracodawcy dotyczące zwolnień.

Jeżeli, z jakichś przyczyn, nie jest możliwe zawarcie porozumienia, zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia ustala pracodawca w regulaminie zwolnień grupowych uwzględniając, w miarę możliwości, propozycje przedstawione w ramach konsultacji przez zakładowe organizacje związkowe/przedstawicieli pracowników.

W zakładach pracy, w których nie działają związki zawodowe, zasady dotyczące przeprowadzenia zwolnień grupowych pracodawca ustala w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

4. Kolejnym obowiązkiem, który pracodawca musi wykonać, jest poinformowanie na piśmie właściwego Powiatowego Urzędu Pracy (obsługującego powiat, w którym pracodawca ma siedzibę) o planowanych zwolnieniach. Informacja kierowana do urzędu powinna zawierać: przyczyny zamierzonego grupowego zwolnienia, liczbę zatrudnionych pracowników i grup zawodowych, do których należą wytypowani do zwolnienia, rodzaje grup zawodowych pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia, okres, w ciągu którego nastąpi takie zwolnienie, proponowane kryteria doboru pracowników do grupowego zwolnienia, kolejność dokonywania zwolnień pracowników, propozycje rozstrzygnięcia spraw pracowniczych związanych z zamierzonym grupowym zwolnieniem.

Informacja ta powinna trafić do Powiatowego Urzędu Pracy w tym samym terminie, w którym pracodawca informuje organizacje związkowe o zamiarze zwolnień grupowych.

5. Dodatkowo, po zawarciu porozumienia ze związkami zawodowymi lub po samodzielnym ustaleniu regulaminu zwolnień grupowych, pracodawca składa na piśmie do Powiatowego Urzędu Pracy kolejne zawiadomienie, w którym informuje urząd o: przyjętych ustaleniach dotyczących grupowego zwolnienia, liczbie zatrudnionych i zwalnianych pracowników, przyczynach ich zwolnienia, okresie, w ciągu którego ma być dokonane zwolnienie, wynikach przeprowadzonej konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi lub z przedstawicielami pracowników.

Kopię tego zawiadomienia pracodawca powinien przekazać również związkom zawodowym/ przedstawicielom pracowników.

Dopiero po wypełnieniu wszystkich tych formalności pracodawca może przystąpić do realizacji zaplanowanych zwolnień.

Mając to na uwadze ważnym wydaje się pytanie, kiedy dokładnie pracodawca może wypowiedzieć umowę pracownikowi?

Rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę (zakończenie współpracy) w ramach zwolnienia grupowego może nastąpić po upływie 30 dni od dnia zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zawartym porozumieniu.

W praktyce oznacza to, że jeśli np. powiadomimy PUP 20 stycznia, i mamy do czynienia z pracownikiem, który ma 2-tyg. okres wypowiedzenia, to wypowiedzenie możemy mu wręczyć tak, aby finalnie umowa rozwiązała się w sobotę po 19 lutego. Natomiast jeśli wypowiadamy umowę pracownikowi, który ma 1-miesięczny okres wypowiedzenia, to wypowiedzenie możemy mu wręczyć już 21 stycznia, bo umowa rozwiąże się na koniec lutego (zatem minie 39 dni od zawiadomienia PUP).

Przy planowaniu harmonogramu realizacji zwolnień grupowych warto przygotować sobie szczegółowy harmonogram działań. Tym bardziej, że zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, niezachowanie terminów ostatnich działań (wręczanie wypowiedzeń, daty rozwiązania umów o pracę) stanowi naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów o pracę. Oznacza to, że pracownik będzie mógł się skutecznie odwołać do sądu od decyzji pracodawcy i żądać przywrócenia do pracy bądź odszkodowania.

Warto również pamiętać, że jeśli pracodawca chciałby zatrudnić pracownika z tej samej grupy zawodowej, z której uprzednio zwolnił pracowników w ramach zwolnienia grupowego, to w pierwszej kolejności powinien zatrudnić swojego byłego pracownika, o ile pracownik ten jest zainteresowany takim powrotem (zwolniony pracownik powinien zgłosić zamiar podjęcia zatrudnienia u tego pracodawcy w ciągu roku od dnia rozwiązania z nim stosunku pracy). Pracodawca powinien ponownie zatrudnić takiego pracownika w okresie 15 miesięcy od dnia rozwiązania z nim stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia.

Ścieżka druga - zwolnienia indywidualne:

Z kolei zwolnienia indywidualne, to zwolnienia które w terminie 30 dni obejmują mniejszą liczbą pracowników niż ta, która zaliczałaby zwolnienia do zwolnień grupowych.

Np. spółka XYZ zatrudnia 60 pracowników na podstawie umów o pracę i zamierza w ciągu 30 dni zwolnić 8 pracowników z powodu znaczącego spadku liczny zamówień. W tej sytuacji nie będą miały zastosowania zwolnienia grupowe (w związku z tym, że liczba zwalnianych pracowników jest mniejsza niż 10), a zwolnienia indywidualne.

Warto zaznaczyć, że w przypadku zwolnień indywidualnych, obowiązują takie same zasady ochrony pracowników jak przy zwolnieniach grupowych. Innymi słowy oznacza to, że jeśli pracodawca nie może kogoś zwolnić w ramach zwolnień grupowych, to również nie może tego zrobić w ramach zwolnień indywidualnych. Nieco inaczej natomiast wygląda ochrona pracowników przebywających na usprawiedliwionych absencjach. O ile ścieżka zwolnień grupowych znosi ich ochronę, o tyle ścieżka zwolnień indywidualnych nakłada na pracodawcę obowiązek każdorazowej konsultacji zamiaru ich zwolnienia z organizacją związkową. Ponadto w ramach zwolnień indywidualnych nie można rozwiązać umowy o pracę z pracownikiem, który jest posłem, senatorem lub radnym w okresie ochrony, która przysługuje mu z tytułu pełnienia tej funkcji. Z kolei ewentualna zmiana warunków pracy i płacy pracownikowi chronionemu jest możliwa, pod warunkiem skonsultowania tego zamiaru z organizacją związkową. Przy czym podobnie jak w ścieżce zwolnień grupowych, w przypadku zamiaru obniżenia pracownikowi wynagrodzenia, będzie przysługiwać mu (przez okres 6 miesięcy) dodatek wyrównawczy kompensujący obniżkę.

Niezależnie od tego, czy pracownik utracił zatrudnienie w ramach zwolnień grupowych czy w ramach zwolnień indywidualnych, to w związku z takimi trybami rozwiązania umowy o pracę ma prawo do odprawy pieniężnej, która skompensuje mu utratę pracy. Wysokość tej odprawy zależy od tzw. stażu zakładowego (czyli zatrudnienia w tej konkretnej firmie) i wynosi:

• jednokrotność miesięcznego wynagrodzenia - jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata,

• dwukrotność miesięcznego wynagrodzenia - jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat,

• trzykrotność miesięcznego wynagrodzenia - jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat.

Oczywiście ustawa gwarantuje minimalną wysokość odprawy. Natomiast nie ma żadnych przeciwskazań, by pracodawca określił, zaproponował wyższą jej wysokość. Przy czym wysokość odprawy pieniężnej nie może przekraczać kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Warto też wspomnieć, że przy okazji restrukturyzacji zatrudnienia pracodawcy bardzo często korzystają – w stosunku do pracowników posiadających 3-miesięczny okres wypowiedzenia – z tzw. skróconego okresu wypowiedzenia. Oznacza to, że pracownik któremu skrócono okres wypowiedzenia np. do 1 miesiąca, rozwiązuje umowę już po upływie pełnego, kalendarzowego miesiąca, a za 2 miesiące skróconego okresu pracodawca wypłaca mu odszkodowanie. Przy czym w świadectwie pracy nanoszona jest specjalna informacja, tak by finalnie pracownik ten nie tracił uprawnień stażowych.

Na zakończenie warto również zaznaczyć, że powszechnie uważa się, że tzw. restrukturyzację zatrudnienia mogą przeprowadzić tylko firmy zatrudniające co najmniej 20 pracowników, bo tak mówi omawiana przez nas ustawa. Nic bardziej mylnego...

Restrukturyzować swoje zatrudnienie (w oparciu o omawianą ustawę) mogą wszystkie firmy, bez względu na ilość zatrudnionych pracowników, tyle tylko, że na firmy zatrudniające 20 pracowników i więcej nałożone są pewne obowiązki związane m.in. ze spełnieniem określonych procedur, czy wypłatą określonych świadczeń dla odchodzących pracowników.

Narzędzia oraz wyposażenie stanowisk pracy nieustannie ewoluują, po to, aby praca z jednej strony była wydajniejsza, bardziej ergonomiczna, a z drugiej – bezpieczniejsza. Dotychczasowe przepisy dobrze oddawały charakter komputerowych stanowisk pracy, ale dotyczących komputerów już dawno zezłomowanych lub umieszczonych w muzeach.

Ponadto zmiany z punktu widzenia pracowników na pewno należy ocenić pozytywnie, ponieważ mają poprawić ich komfort pracy. Natomiast z punktu widzenia pracodawców, zmiany mogą okazać się nie lada wyzwaniem, szczególnie finansowym. Zakup nowego sprzętu albo wymiana dotychczasowego wyposażenia prawdopodobnie będzie stanowił spore obciążenie przyszłorocznego budżetu.

A zatem czego dotyczą owe zmiany?

17 listopada 2023 roku weszły w życie zmiany do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Znowelizowane przepisy nakładają na pracodawców nowe obowiązki i wymogi w stosunku do stanowisk pracy wyposażonych w komputery. I dotyczy to zarówno nowo tworzonych stanowisk pracy, jak i stanowisk pracy utworzonych przed 17 listopada 2023 r.

Przy tej okazji należy również wspomnieć, że przepisy wskazanego rozporządzenia dotyczą wszystkich osób zatrudnionych u dealera, które w czasie pracy wykorzystują monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy – w tym również praktykantów czy stażystów.

Co dokładnie nakazuje zmienione rozporządzenie?

Soczewki

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną. Jeżeli w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach tej profilaktycznej opieki zdrowotnej, lekarz wskazał na potrzebę stosowania okularów korekcyjnych podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, to pracodawca zobowiązany był je zapewnić.

Od dnia 17 listopada 2023 roku obowiązek ten został rozciągnięty również na szkła kontaktowe. W każdym przypadku zarówno okulary jak i szkła kontaktowe korygujące wzrok zapewnione przez pracodawcę muszą być zgodne z zaleceniem lekarza.

Dodatkowe wyposażenie przy pracy z laptopem

Co najmniej od kilku lat laptopy (komputery przenośne) wypierają jednostki stacjonarne. Dzięki temu pracodawcy zapewniając mobilność, zyskują możliwość, że zlecona praca zostanie wykonywana w zasadzie w dowolnym miejscu.

Jednak konstrukcja laptopa nie gwarantuje realizacji wymogów ergonomii, których celem jest zapewnienie właściwej, wygodnej postawy przy pracy i odciążenie układu mięśniowo-szkieletowego, a także wzroku pracownika.

Z tych względów znowelizowane przepisy rozporządzenia wymuszają na pracodawcach wprowadzenie konkretnych rozwiązań na stanowiskach, w których wykorzystywane są laptopy. Takie stanowiska pracy powinny być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Ponadto załącznik do wymienionego rozporządzenia szczegółowo określa wymogi, jakim powinny odpowiadać urządzenia stanowiące dodatkowe wyposażenie miejsca pracy. Wskazuje on m.in., że ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie powinno wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi. Górna krawędź monitora ekranowego powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika. Ustawienie monitora ekranowego względem źródeł światła powinno ograniczać olśnienie i odbicia światła. Konstrukcja klawiatury powinna umożliwiać pracownikowi przyjęcie pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy.

Regulowane krzesło

Nowe wymogi określono również dla krzesła stanowiącego wyposażenie stanowiska pracy. Istotną zmianą jest konieczność zapewnienia, aby krzesło posiadało regulowane podłokietniki. Ponadto krzesło powinno posiadać regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów.

Podnóżek (na życzenie)

Zarówno nowoczesne krzesło zapewniające regulację w zasadzie wszystkich jego elementów, jak również wspomniane wcześniej: stacjonarny monitor ekranowy lub podstawka, dodatkowe klawiatura i mysz pracodawca powinien zapewnić we własnym zakresie, niezależnie od tego, czy otrzymuje w tym temacie jakiekolwiek sygnały od swoich pracowników.

Inaczej jest natomiast w przypadku podnóżka. Ten element wyposażenia należy zapewnić pracownikowi wyłącznie na jego życzenie. Pracownik, który odczuwa, że do zachowania komfortowej pozycji przy pracy potrzebny jest mu podnóżek, musi wykazać się własną inicjatywą i przekazać pracodawcy informację w tym zakresie.

Przepisy dotyczące „pracy zdalnej” to w zasadzie jedna z pierwszych zmian, która pojawiła się w 2023 roku. Z dniem 7 kwietnia 2023 r. zaczęły obowiązywać przepisy o pracy zdalnej, które wprowadziła ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240). Jednocześnie te same przepisy w zakresie telepracy wprowadziły 6-miesięczny okres przejściowy obowiązywania przepisów o telepracy.

Czym jest, a w zasadzie czym była, „telepraca”?

Telepraca to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w ramach której pracownik przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem ww. środków.

Warunki stosowania telepracy przez pracodawcę określane były w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją (organizacjami) związkową lub w specjalnym regulaminie, wydawanym po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Telepraca miała charakter stały, ale możliwe było również okazjonalne jej wykonywanie.

Telepracownik nie mógł być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy. Nie mógł też być on w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy podjęcia takiej pracy.

Pracodawca był obowiązany: do dostarczenia telepracownikowi ubezpieczonego sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy, pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, czy zapewnienia pomocy technicznej i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi tego sprzętu.

A czym jest „praca zdalna”?

Praca zdalna, według nowych przepisów, to wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Trzeba pamiętać, że konieczne jest złożenie przez pracownika odpowiedniego wniosku dotyczącego miejsca wykonywania pracy zdalnej.

Oznacza to w praktyce, że w godzinach pracy pracownik musi przebywać w zgłoszonym miejscu i być dostępny. Jeśli więc pracownik przeniesie się do kawiarni, czy będzie pracować z działki, to jest to niezgodne z prawem. Problemy z zasięgiem czy brak internetu nie mogą być usprawiedliwieniem.

Według nowego prawa pracować zdalnie można w całkowitym wymiarze lub hybrydowo (częściowo w domu, częściowo w firmie). Pracodawca i pracownik mogą uzgodnić, że praca będzie wykonywana zdalnie już przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

Wprowadzono również możliwość wycofania się z pracy zdalnej i to zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Strony będą musiały ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy będzie następowało w dniu przypadającym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Co do zasady pracodawca – Dealer nie może odmówić pracy zdalnej:

• pracownicy w ciąży,

• pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,

• pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,

• pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,

• pracownikowi-rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia),

• pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia).

Ważna uwaga – Dealer może odmówić pracownikowi wykonywania pracy w trybie zdalnym w sytuacji gdy nie będzie możliwe jej wykonywanie ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Odmowę tę trzeba będzie uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Ponadto, zgodnie z nowymi przepisami, Dealer będzie miał możliwość zlecić pracę zdalną w następujących sytuacjach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego,

• stanu zagrożenia epidemicznego albo

• stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym z powodu siły wyższej (wcześniej: z przyczyn niezależnych od pracodawcy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Co ważne wydanie polecenia będzie możliwe wówczas, gdy pracownik, bezpośrednio przed wydaniem polecenia, złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Nowe przepisy wprowadziły obowiązek sformalizowanego określenia zasad wykonywania pracy zdalnej. Przy czym dealerzy powinni te zasady wypracować i ustalić:

• albo w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowym) jeśli działa w firmie

• albo w regulaminie ustalonym przez dealera ale po konsultacji z przedstawicielem pracowników (to w sytuacji, w której nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową lub gdy taka organizacja nie działa w firmie),

• albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem lub w poleceniu wykonywania pracy zdalnej.

Ponadto pracodawca zobowiązany jest:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy,

• zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć konieczne ich koszty,

• pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych,

• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej,

• zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,

• ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie np. prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.

W przypadku określenia wysokości ww. świadczeń finansowych, pracodawca musi uwzględnić normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, normy zużycia energii elektrycznej, koszty usług telekomunikacyjnych.

Ekwiwalent pieniężny nie będzie stanowić dla pracownika przychodu. W praktyce oznacza to, że nie stanowi on podstawy do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz podstawy do opodatkowania.

Przepisy dają pracodawcy możliwość przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej. Przy czym zasady tej kontroli wcześniej muszą zostać dokładnie określone. Kontroli ma podlegać m.in. przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy, a także zasad BHP. Kontrola będzie mogła zostać zrealizowana w miejscu wykonywania pracy zdalnej, czyli najczęściej w prywatnym mieszkaniu czy domu pracownika.

Kontrola powinna być prowadzona w oparciu o 3 kodeksowe zasady:

• przeprowadza się ją w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika,

• pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju,

• wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Nie wydaje się możliwe, by pracownicy wykonujący pracę zdalną spełniali przesłanki objęcia kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Kontrole takie można przeprowadzić, gdy są niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia.

Nowe przepisy ustanawiają zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną oraz przyznają prawo pracownikowi wykonującemu pracę zdalną do przebywania na terenie zakładu pracy na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

A czym jest okazjonalna praca zdalna?

Dodatkowo nowe przepisy wprowadziły tzw. „okazjonalną pracę zdalną” Przewidują one, że każdy pracownik zyskuje prawo do 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego (tzw. okazjonalna praca zdalna). Przepis ten ma być stosowany w okolicznościach incydentalnych, uzasadnionych wyłącznie potrzebą pracownika (np. w sytuacji konieczności zapewnienia opieki nad członkiem rodziny). Z inicjatywą takiej formy pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik (składa on odpowiedni wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej).

Jednak, z uwagi na szczególną formę okazjonalnej pracy zdalnej, w tym przypadku nie są stosowane wszystkie przepisy ją regulujące.

Chcę uspokoić czytelników gdyż wraz z pojawieniem się okazjonalnej pracy zdalnej „na rynku” pojawiły się opinie, że skoro przepisy mówią, że „każdy pracownik” ma prawo do okazjonalnej pracy zdalnej, to mogą również z niej korzystać pracownicy branż czy zawodów, w których nie ma możliwości pracy zdalnej, w których praca zdalna nie jest stosowana na co dzień.

Tak nie jest. Zgodnie ze stanowiskiem PIP pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną okazjonalną. Przepisy nie wprowadzają wiążącego wniosku w tej sprawie, a decyzja w tym zakresie należy wyłącznie do pracodawcy.

Urlop opiekuńczy

Nowe przepisy wprowadziły dla pracowników dodatkowy urlop opiekuńczy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Zgodnie z uchwalonymi przepisami za członka rodziny uważa się: syna, córkę, matkę, ojca lub małżonka.

Wymiar tego urlopu wynosi do pięciu dni w roku kalendarzowym.

Urlop będzie udzielany w dniach, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Przy czym za ten urlop nie przysługuje wynagrodzenie.

Nowy urlop będzie udzielany na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu. Pracownik jest zobowiązany do podania we wniosku imienia i nazwiska osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia oraz, w przypadku członka rodziny, stopień pokrewieństwa z pracownikiem lub, w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny, adres zamieszkania tej osoby.

O taki urlop pracownik może wnioskować jednorazowo lub w częściach.

Okres urlopu opiekuńczego wlicza się do okresu zatrudnienia od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Pracodawca nie może odmówić pracownikowi prawa do skorzystania z tego urlopu.

Urlop z powodu siły wyższej / na wydarzenia losowe

Została również wprowadzona możliwość skorzystania ze zwolnienia w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem w przypadku gdy niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika gdzie indziej.

Za ten czas pracownikowi przysługuje prawo do połowy wysokości wynagrodzenia obliczanego jak za wynagrodzenie pracownika za czas urlopu wypoczynkowego.

O sposobie (dni czy godziny) wykorzystania w danym roku kalendarzowym tego zwolnienia od pracy decyduje pracownik przy okazji składania pierwszego wniosku o udzielenie takiego zwolnienia od pracy w danym roku kalendarzowym.

Pracownik będzie mógł wnioskować o ten urlop ustnie lub pisemnie nawet w dniu, w którym wystąpi „siła wyższa”.

Pracodawca nie będzie mógł odmówić pracownikowi skorzystania z tego urlopu.

Warto również pamiętać, że urlop z powodu siły wyższej nie zastępuje tzw. „urlopu na żądanie”, to jest zupełnie nowy rodzaj absencji pracowniczej.

To, między innymi, pojawienie się nowych absencji wymusiło na ustawodawcy aktualizację wzoru świadectwa pracy (rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 11 maja 2023 zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy); zmiany weszły w życie z dniem 23 maja br.

Nowe świadectwo pracy to nowe obowiązki dla pracodawcy - to konieczność uwzględnienia większej ilości informacji w tym dokumencie. I tak, Dealer odchodzącemu pracownikowi w świadectwie pracy zobowiązany jest również podać:

• liczbę dni wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (pracy zdalnej będzie poświęcony jeden z przyszłych newseletterów),

• informację o przysługującym wymiarze urlopu opiekuńczego w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia członkowi rodziny, który takiej opieki wymaga z przyczyn medycznych,

• informację o przysługującym wymiarze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej.

Z pozostałych zmian, które dotychczas jeszcze nie były omawiane, należy wymienić:

Dodatkowe zatrudnienie pracownika

Do 26 kwietnia 2023 r. żaden z obowiązujących przepisów prawa nie regulował powyższej kwestii. Część pracodawców, obawiając się braku zaangażowania w wykonywanie obowiązków wynikających z umowy o pracę, zabraniała pracownikom wykonywania innej pracy, u innego pracodawcy np. po godzinach, czy też w weekendy. Ewentualnie pracodawcy wymagali zgłoszenia takiego faktu pracodawcy i uzyskania jego osobnej zgody (i nie mówimy tutaj o zakazie konkurencji wynikającej z kodeksowego zakazu konkurencji, który pracodawca miał i nadal ma prawo stosować).

Po wejściu w życie nowelizacji Kodeksu Pracy pracodawca już nie może zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy. Dodatkowo przepisy wprowadzają zakaz poddawania pracownika niekorzystnemu traktowaniu z tego tytułu.

W tym miejscu pragnę uspokoić pracodawców Dealerów – ww. przepisu nie stosuje się do sytuacji w której dodatkowa praca Waszych pracowników ma polegać na świadczeniu pracy (w ramach stosunku pracy albo innego stosunku prawnego) na rzecz podmiotu konkurencyjnego (czyli np. u innego Dealera czy np. w jakimś zakładzie mechaniki pojazdów), jak również wtedy, gdy zakaz lub ograniczenie w dodatkowym zatrudnieniu wynika z przepisu szczególnego (ta sytuacja nie dotyczy Dealera).

Bowiem jedną z nadrzędnych zasad zatrudnienia jest, że każdy pracownik powinien dbać o dobro zakładu pracy. Ma on obowiązek między innymi chronić jego mienie oraz zachowywać w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Sam zakaz konkurencji jest uregulowany w art. 1011 Kodeksu Pracy, który mówi, że „w zakresie określonym w odrębnej umowie, pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy ani też świadczyć pracy w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność (zakaz konkurencji)”.

To co jest ważne dla Dealerów, to fakt, że taką umowę można zawrzeć z każdym pracownikiem, a nie tylko takim, który ma dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ponadto, Kodeks Pracy nie definiuje pojęcia „działalność konkurencyjna” i to Państwo jako strona takiej umowy możecie zdefiniować „działalność konkurencyjną” uwzględniając kryterium przedmiotu prowadzonej przez Dealerów działalności.

I jeszcze ważna rzecz – jeśli zdecydujecie się Państwo na przygotowanie takich umów dla swojej załogi, to czy pracownik ma obowiązek podpisać umowę o zakazie konkurencji?

W tym miejscu należy wskazać, że odmowa podpisania takiej umowy bardzo często uzasadnia wypowiedzenie umowy z pracownikiem. Czyli przymusu nie ma, ale należy liczyć się z konsekwencjami.

Odpowiedzialność porządkowa pracownika

Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną.

Nowością dodaną do tego przepisu są „środki działające podobnie jak alkohol”.

Badania profilaktyczne

Od 21 lutego 2023 r. (ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw) obowiązuje zmieniony art. 229 Kodeksu Pracy, którego zadaniem jest spopularyzowanie programów zdrowotnych i programów polityki zdrowotnej określonych przez Ministra Zdrowia oraz zachęcenie pracowników do udziału w takich programach.

Zmienione przepisy mówią, że w przypadku gdy pracownik skierowany zostanie na wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie i spełni warunki objęcia programem zdrowotnym lub programem polityki zdrowotnej, lekarz przeprowadzający wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie kieruje pracownika, za jego zgodą, do udziału w programie zdrowotnym lub programie polityki zdrowotnej.

W takiej sytuacji, jeżeli finalnie pracownik wykona wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie zgodnie z programem zdrowotnym lub programem polityki zdrowotnej, badania te zostaną sfinansowane przez resort zdrowia na zasadach określonych w programie zdrowotnym lub programie polityki zdrowotnej.

Umowa taka może być zawarta na maksymalny okres nieprzekraczający 3 miesięcy. Przy czym decyzję jak długa ma być ta umowa dotychczas dealer-pracodawca podejmował w zależności od tego, do jak złożonej pracy albo na jak wymagające stanowisko albo jak doświadczonego kandydata zatrudniał.

Natomiast po wiosennych zmianach, ustawodawca uzależnił długość okresu próbnego (długość umowy) od dalszych zamiarów dealera co do kontynuacji współpracy z nowym pracownikiem. Co to dokładnie oznacza?

Zgodnie z nowymi przepisami, umowy o pracę na okres próbny będą zawierane maksymalnie na okres:

• 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia z tym konkretnym pracownikiem kolejnej umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;

• 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia z tym konkretnym pracownikiem kolejnej umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

• 3 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia z tym konkretnym pracownikiem kolejnej umowy o pracę na czas określony co najmniej 12-miesięcy.

Przy okazji powstaje pytanie: a co jeśli nasz zamiar co do zawarcia umowy o określonej długości ulegnie zmianie? Niestety, w tej sytuacji jeszcze nie znajdziemy konkretnej odpowiedzi (brak orzecznictwa sądowego). Kierować się możemy jedynie zdrowym rozsądkiem – „zamiar” to nie „obowiązek”. Bo jeśli, z przyczyn niezależnych od dealera, nowy pracownik nie sprawdzi się, nie sprosta naszym oczekiwaniom, to przecież nie mamy obowiązku kontynuowania z nim dalszego zatrudnienia albo nie na warunkach na których wcześniej planowaliśmy. W takich sytuacjach warto jednak pamiętać o odpowiednim uzasadnieniu.

Ustawodawca przewidział również inną, ważną zmianę, która dotyczy możliwości jednokrotnego wydłużenia okresu próbnego o maksymalnie 1 miesiąc. Możliwość tę zyskujemy jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy i dotyczy ona wyłącznie umów na czas próbny jedno i dwumiesięcznych. Natomiast, zgodnie z art. 25 § 21 Kodeksu pracy, strony mogą zawrzeć w umowie na okres próbny informację o przedłużeniu tej umowy o czas urlopu oraz innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Ponadto, do 25 kwietnia 2023 r. dealer mógł ponownie zatrudnić tę samą osobę na podstawie umowy o pracę na okres próbny po upływie co najmniej 3 lat od momentu rozwiązania stosunku pracy.

Po zmianach Dealer może zatrudnić jeszcze raz tę samą osobę na okres próbny tylko w sytuacji, kiedy zatrudnia ją do innego rodzaju pracy (bez względu na trzyletnią przerwę).

CASE 1

Z końcem 2019 roku pan Arek (zatrudniony na stanowisku mechanika) rozwiązał umowę o pracę z jednym z dealerów (odszedł do konkurencji).

W połowie 2023 r. pan Arek miał kontakt ze swoim byłym pracodawcą i obie strony porozumiały się co do ponownego zatrudnienia. Dealer – były pracodawca pana Arka – miał bardzo dobre zdanie o jego kwalifikacjach czy jakości wykonywanej pracy, dlatego był jak najbardziej zainteresowany jego ponownym zatrudnieniem na stanowisku mechanika.

Przy czym, tak się złożyło, że w międzyczasie dealer poszerzył swoją działalność o sprzedaż aut kolejnej, nowej marki, co wiązało się z przeszkoleniem pracowników w zakresie nowej specyfiki, nowych wymagań, nowych standardów. Z tego powodu Dealer chciał, by pierwsza umowa dla pana Arka była umową na okres próbny.

Ale niestety, zmienione przepisy Kodeksu pracy zabraniają tego.

Dealer mógłby ponownie zatrudnić pana Arka na podstawie umowy na okres próbny tylko wówczas, gdyby chciał go zatrudnić do innego rodzaju pracy. I ten inny rodzaj pracy to nie tylko zmiana nazwy stanowiska, ale przede wszystkim, zmiana zakresu obowiązków.

W tej sytuacji dealerowi nie pozostało nic innego jak „wypróbować” pana Arka zatrudniając go na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony (zgodnie z zasadą 33 i 3.)

Trwanie stosunku pracy:

Nowe prawo pracownika

Warto również zwrócić uwagę Dealera na fakt, że zmienione przepisy dają Waszym pracownikom (zatrudnionym u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy) prawo do wystąpienia do pracodawcy – jeden raz w roku kalendarzowym – z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy.

Przy czym prawa tego nie posiada pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę na okres próbny.

Wniosek taki może być złożony do pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika. Aczkolwiek nie jest to zobowiązanie i odmowa jest jak najbardziej możliwa (w wyniku oceny dokonanej przez pracodawcę). Przy czym informując pracownika o negatywnym rozpatrzeniu wniosku, pracodawca musi podać przyczyny odmowy. Informacja ta musi być przekazana pracownikowi w terminie 30 dni od złożenia przez niego wniosku.

Obowiązki informacyjne pracodawcy

Kolejną nowością jest zmiana zakresu informacji o warunkach zatrudnienia. Zgodnie z nową treścią art. 29 § 3 Kodeksu pracy „Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej (…) co najmniej o:

a) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

b) obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,

c) przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,

d) przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,

e) zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,

f) w przypadku pracy zmianowej - zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,

g) w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy - zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,

h) innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,

i) wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,

j) obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,

k) prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,

l) układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje - nazwie takich organów lub instytucji,

m) w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy - terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;”

Widać wyraźnie, że ilość informacji, które Dealer zobowiązany jest przekazywać swoim pracownikom znacząco się wydłuża.

Informację taką powinien przekazać w terminie 7 dni od momentu dopuszczenia pracownika do pracy, nie zaś, jak to było dotychczas, od momentu zawarcia umowy.

Na szczęście ustawodawca nie nałożył na pracodawcę obowiązku aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia dla pracowników, którzy w dniu 26 kwietnia 2023 r. pozostawali już w zatrudnieniu. Obowiązek ten powstaje w momencie złożenia przez pracownika wniosku. Wtedy Pracodawca ma 3 miesiące na wręczenie nowej informacji o warunkach zatrudnienia.

Przy tej okazji warto zaznaczyć, że za naruszanie praw pracowniczych będą traktowane również sytuacje, w których pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu:

• nie udziela pracownikowi w terminie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiedzi na wniosek lub nie informuje o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, o których mowa w art. 293 § 3 (Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy może raz w roku kalendarzowym……),

• nie informuje pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący przepisy o informacji pracowniczej art. 29 § 3, 32 i 33 oraz art. 291 § 2 i 4.

Rozwiązanie stosunku pracy:

Od 26 kwietnia 2023 r. dealer chcący rozwiązać umowę z pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony w wypowiedzeniu umowy o pracę musi podać powody, przyczyny tego wypowiedzenia.

Aktualnie wypowiadając umowę terminową dealer zobowiązany jest (analogicznie jak w przypadku tzw. umów „bezterminówek”) odpowiednio to wypowiedzenie uzasadnić. Czyli podać prawdziwą, konkretną i zrozumiałą przyczynę.

Ponadto zamiar wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas określony musi być konsultowany z tzw. stroną społeczną (czyli organizacją związkową).

Natomiast, w przypadku wypowiedzenia umowy na okres próbny, przy wypowiadaniu umowy próbnej nie ma obowiązku podawania przyczyny wypowiedzenia i nie ma obowiązku konsultowania zamiaru wypowiedzenia z organizacją związkową.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której to zwalniany pracownik złoży odpowiedni wniosek (w formie papierowej lub elektronicznej) o podanie tejże przyczyny. Wniosek ten pracownik może złożyć w terminie 7 dni od dnia wypowiedzenia, a pracodawca ma również kolejne 7 dni kalendarzowych na odpowiedź. Jeżeli takiej odpowiedzi nie udzieli, oznaczać to będzie wykroczenie przeciw prawom pracownika, co kolejno doprowadzić może do odpowiednich konsekwencji.

Dodatkowe przerwy wliczane do czasu pracy – nowe przepisy przewidują dwie dodatkowe przerwy, które będą wliczane do czasu pracy i przyznawane wg. poniższej zasady:

Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika:

• wynosi co najmniej 6 godzin – pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut,

• jest dłuższy niż 9 godzin – pracownik ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut,

• jest dłuższy niż 16 godzin – pracownik ma prawo do kolejnej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut.

Bardzo dobrze ilustruje to poniższa tabela:

I właśnie w odniesieniu do tego przepisu powstały spory interpretacyjne: czy dodatkowa przerwa w pracy uzależniona od dobowego wymiaru czasu pracy odnosi się:

• do czasu pracy zaplanowanego w grafiku pracy,

• czy może do faktycznego czasu przepracowanego w danym dniu z uwzględnieniem dodatkowej pracy w godzinach nadliczbowych.

Finalnie Główny Inspektorat Pracy w swoim stanowisku (stanowisko z dnia 12 czerwca 2023, UNP:GIP-23-33801, GIP-GBI.0701.96.2023.2, wydanym dla Gazety Prawnej) potwierdził, że przerwy śniadaniowe zależą od faktycznego czasu pracy pracownika w danym dniu.

CASE 1:

Pracownik dealera zatrudniony w tzw. podstawowym systemie czasu pracy (5 dni w tygodniu, 8 godzin na dobę) w ciągu dnia pracy ma prawo do jednej przerwy (w trakcie pracy) trwającej co najmniej 15 minut.

CASE 2:

Temu samemu pracownikowi dealera zatrudnionemu w tzw. podstawowym systemie czasu pracy (5 dni w tygodniu, 8 godzin na dobę) w czwartek 20 lipca zlecono pracę w godzinach nadliczbowych – 2 godziny. Tego dnia (w czwartek 20 lipca) pracownikowi będą przysługiwały 2 przerwy w pracy trwające co najmniej 15 minut.

CASE 3:

Pracownika dealera zatrudnionego w serwisie blacharsko-lakierniczym obowiązuje równoważny czas pracy. Wg tzw. „grafika” na lipiec w pierwszym tygodniu lipca miał zaplanowany 3 dni pracy, każdy po 12 godzin. Oznacza to, że w każdym z tych dni pracownik będzie miał prawo do dwóch przerw w pracy trwających co najmniej 15 minut.

Ponadto wiosenne zmiany Kodeksu pracy wprowadziły przepisy mówiące o tym, że:

1. Pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 8 roku życia (przed zmianą do ukończenia 4 roku życia) nie wolno - bez jego zgody – zatrudniać:

• w godzinach nadliczbowych,

• w porze nocnej,

• w systemie przerywanego czasu pracy,

• jak również delegować poza stałe miejsce pracy.

W dniu 8 urodzin dziecka uprawnienie to już nie będzie przysługiwać pracownikowi.

2. Pracownicy wychowujący dziecko do 8 roku życia będą uprawnieni do elastycznej organizacji pracy. Za elastyczną organizację pracy przepisy prawa pracy uznają: pracę zdalną, system przerywanego czasu pracy, system indywidualnego rozkładu czasu pracy, system skróconego czasu pracy, systemu pracy weekendowej, oraz obniżenie wymiaru czasu pracy.

Pracownik może wnioskować o zatrudnienie w elastycznej organizacji pracy poprzez złożenie wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek składa się w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. Oczywiście taki wniosek nie może być powodem wypowiedzenia lub rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę.

Wniosek pracownika dotyczący elastycznej organizacji pracy jest rozpatrywany przez pracodawcę. Podczas jego rozpatrywania pracodawca z jednej strony powinien uwzględnić potrzeby pracownika, termin i przyczynę korzystania z elastycznej organizacji pracy, a z drugiej potrzeby i możliwości firmy (w tym zachowanie normalnego toku pracy, organizacja pracy i rodzaj wykonywanej pracy przez pracownika).

Ostateczna decyzja powinna zależeć od oceny uwzględniającej te czynniki. Pracodawca powinien poinformować pracownika o wyniku rozpatrzenia wniosku w ciągu 7 dni od jego otrzymania. W razie odmowy uwzględnienia wniosku ma obowiązek podania przyczyn odmowy. Dopuszczalne jest również zaproponowanie przez pracodawcę innego terminu skorzystania z elastycznej organizacji pracy przez pracownika składającego wniosek.

Przy czym jeśli pracodawca nie odpowie na wniosek w terminie, nie oznacza to, że pracownik może (samowolnie) rozpocząć korzystanie z elastycznej organizacji pracy. Wszelkie zmiany w organizacji pracy muszą zostać zaakceptowane przez pracodawcę ze względu na znaczenie dla funkcjonowania firmy – pomimo tego, że pracodawca może zostać ukarany za niestosowanie nowych przepisów, należy pamiętać, że skorzystanie z elastycznej organizacji pracy, bez zgody pracodawcy, może być potencjalną podstawą do zwolnienia dyscyplinarnego.

3. Pracownik nabywa prawo do nieodpłatnego i wliczanego do czasu pracy szkolenia, które będzie niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Będzie to możliwe, jeżeli prawo do takiego szkolenia wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego lub z regulaminu albo przepisów prawa pracy.

W tym przypadku nie jest to zmiana rewolucyjna, przełomowa, a jedynie sankcjonująca dotychczasową praktykę. Tak się składa, że przed zmianą z marca br. kodeks pracy mówił tylko o szkoleniu bhp (oraz badaniach lekarskich), które są wykonywane w godzinach pracy.

URLOP OJCOWSKI

Ustawa z dnia 7 października 2022 r. o zmianie ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz niektórych innych ustaw (co do zasady zmiany weszły w życie 1 lutego br.).

Na mocy tego aktu prawnego ustawodawca skrócił o połowę czas na wykorzystanie urlopu ojcowskiego (wyszedł z założenia, że tego typu urlop powinien być wykorzystywany w okresie jak najbliższym narodzinom dziecka, a jego celem jest sprawowanie opieki nad nim) oraz wydłużył dwukrotnie możliwość skorzystania z urlopu ojcowskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz rodzicielskiego dla rodziców adopcyjnych (dotychczas uprawnienia przysługiwały do ukończenia przez dziecko 7 roku życia, a po zmianach przysługują do ukończenia przez dziecko 14 roku życia).

W okresie od 1 lutego 2023 r. do 25 kwietnia urlop ojcowski mógł być wykorzystywany:

• do ukończenia przez dziecko 24 miesiąca życia albo

• do upływu 24 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14 roku życia.

Natomiast od 26 kwietnia 2023 r. pracownik dealera będący ojcem ma prawo do urlopu ojcowskiego w wymiarze do 2 tygodni, nie dłużej jednak niż do:

• ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia albo

• upływu 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14 roku życia.

Ustawodawca wprowadził także tzw. przepisy przejściowe na mocy których pracownicy – ojcowie dzieci urodzonych przed 26 kwietnia 2023 r., będą mogli korzystać z urlopu na dotychczasowych zasadach, czyli do ukończenia przez dziecko 24 miesiąca życia.

Ponadto została zmieniona formuła składania wniosków o udzielenie takiego urlopu: obecnie może on być składany zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, w terminie nie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z tego uprawnienia.Jeśli dokument będzie poprawny i przekazany w wymaganym czasie, szef nie ma prawa odmówić pracownikowi skorzystania z tego urlopu.

Przypomnijmy, że urlop ojcowski ma wymiar dwóch tygodni i można go wykorzystać jednorazowo (w całości) lub w dwóch częściach (każda z nich wynosi jeden tydzień – 7 dni).

Urlop ojcowski może być wykorzystywany zarówno w tym samym czasie w którym matka korzysta z urlopu macierzyńskiego, jak też po tym okresie. Do urlopu ojcowskiego ojciec wychowujący dziecko ma także prawo niezależnie od tego, czy matka dziecka korzysta z jakichkolwiek uprawnień rodzicielskich. Urlop może być wykorzystany także przez ojca, który korzystał lub korzystać będzie np. z urlopu rodzicielskiego.

W razie niewykorzystania przez ojca urlopu ojcowskiego (niezależnie od powodów) prawo do wnioskowania o ten urlop nie przechodzi na matkę dziecka ani na innych członków najbliższej rodziny dziecka. Niewykorzystany urlop przepada.

CASE: Sprzedawcy pracującemu u dealera 15 marca 2022 urodziła się córka, a nieco rok później, 15 czerwca 2023, syn. Pracownik do tej pory nie korzystał z urlopu ojcowskiego. Ale może to zrobić w każdej chwili, za 7 dniowym uprzedzeniem, w okresie do 15 marca 2024 w przypadku wnioskowania o urlop na córkę (okres 24 miesięcy dla dzieci urodzonych przed 26 kwietnia 2023) i do 15 czerwca 2024 w przypadku wnioskowania o urlop na syna (okres 12 miesięcy dla dzieci urodzonych od 26 kwietnia 2023) składając papierowy lub elektroniczny wniosek (podanie) o urlop ojcowski.

URLOP RODZICIELSKI

Ustawa z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (zmiany weszły w życie z dniem 26 kwietnia br.)

Dużą liczbę zmian w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych przyniosła ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy, a jedną z nich jest obszar urlopów rodzicielskich.

Nowelizacja wydłuża okres urlopu rodzicielskiego. Aktualnie rodzice dziecka mają łącznie prawo do 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka przy jednym porodzie (43 tygodni w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka). Jednak 9 tygodni z tych 41 tygodni przysługuje na wyłączność drugiemu z rodziców. Innymi słowy każdy z rodziców otrzymuje do wyłącznego wykorzystania 9 tygodni urlopu. Oznacza to, że jeden z rodziców może skorzystać z urlopu rodzicielskiego w maksymalnym wymiarze 32 tygodni (lub 34 tygodni w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka), a pozostałe 9 tygodni zostaje do wykorzystania dla drugiego rodzica.

Przy tej okazji warto przypomnieć, że urlop rodzicielski nie jest urlopem obowiązkowym, który bezwzględnie musi zostać wykorzystany (czy to w ogóle, czy w maksymalnym wymiarze).

CASE: W praktyce wygląda to najczęściej w następujący sposób: po urodzeniu dziecka matka dziecka występuje do swojego pracodawcy z podaniem o udzielenie urlopu macierzyńskiego w wymiarze 20 tygodni i jednoczesnym podaniem o udzielenie urlopu rodzicielskiego w wymiarze 32 tygodni. Tym samym wykorzystuje maksymalny 32 tygodniowy wymiar urlopu rodzicielskiego przysługujący jednemu z rodziców. W tej sytuacji oznacza to, że pozostałe 9 tygodni urlopu rodzicielskiego przysługuje wyłącznie drugiemu z rodziców - czyli w tym przypadku - ojcu dziecka.

Warto również podkreślić, że zgodnie z przepisami rodzice będą mogli korzystać z urlopu rodzicielskiego równolegle. W trakcie wykorzystywania przez matkę dziecka 32-tygodniowego urlopu rodzicielskiego, równolegle ojciec dziecka może korzystać ze swojej części urlopu rodzicielskiego.

Wysokość zasiłku rodzicielskiego dla ojca dziecka za 9-tygodniowy urlop rodzicielski wynosi 70% podstawy wymiaru.

Urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia.

Urlop ten udzielany jest na podstawie wniosku składanego przez pracownika albo w postaci papierowej albo elektronicznej w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowaną datą rozpoczęcia tego urlopu.